De todas las siglas estudiadas, seguro una de las menos conocidas es ERP (Enterprise Resource Planning), lo que en español se traduce como Planificación de los Recursos Empresariales , un software que agilita las funciones de la empresa unificando al información. Tres letras que aglutinan un espacio adicional de conocimiento para el emprendedor actual. En ellos pensó Adolfo Blum, Master en Gestión de Proyectos, quien en marzo del 2012 publicó su e-book, disponible en Amazon, sobre cómo establecer un ERP en una empresa.
¿Cuáles son los motivos por los que un emprendedor debería implantar un ERP?
Un ERP ayuda a tener a la empresa bajo control, a mejorar su eficiencia rompiendo las barreras ínter departamentales, a unificar la información de sus diferentes áreas funcionales (planificación, compras, ventas, cobranzas, contabilidad, etc.) en un solo lugar, para de ahí hacerla fluir hacia toda la organización, facilitando una mejor toma de decisiones en todas sus áreas de gestión. Los ERP proveen la base transaccional de la empresa y son el núcleo para la integración posterior con otras aplicaciones especializadas. Un proyecto ERP, debe ser una parte de la estrategia que la empresa debe de seguir para dar un salto cualitativo y continuar creciendo.
¿Qué costos se deben tomar en cuenta para la implantación de un sistema así?
Cuando se piensa en implantar un ERP, usualmente se piensa solo en el costo del software, pero implantar un ERP implica muchos otros costos además de éste, de manera que la suma de todos estos es lo que finalmente costará su implantación. Para implantar un proyecto de esta naturaleza, a más de la inversión que hay que realizar en la adquisición del software propio del ERP (módulos), se requiere contratar una consultoría especializada para su implantación, usualmente reemplazar o ampliar la infraestructura informática actual (hardware y software base) y contratar varios productos y/o servicios complementarios. Se deben identificar todos los costos involucrados en el proyecto, a efecto de elaborar un presupuesto inicial y confirmar si se cuenta o no con los recursos necesarios para su realización.
¿Qué es lo que se estima debería proveer el ERP?
Para poder informar a los potenciales implantadores, cuáles son las expectativas del cliente respecto a lo que el ERP debe proveer, se debe hacer un inventario al mayor nivel de detalle posible, de los requerimientos mínimos que debe cumplir el ERP en cuanto a procesos, funcionalidad y reportes en todas las áreas operativas de la organización del cliente. Mientras más detallado sea el inventario, menos sorpresas y solicitudes de cambios surgirán después durante la ejecución del proyecto. En base a este inventario, se deberá elaborar un documento denominado “solicitud de propuesta”, que en inglés se lo traduce como “Request For Proposal” y al cual se lo refiere más comúnmente como “RFP”. Es el documento que debe establecer los requerimientos mínimos y los términos y condiciones del cliente para la ejecución de su proyecto.
¿Qué modelo de ERP es el más coveniente?
No se debe perder el tiempo, ni experimentar con productos ERP desconocidos y debe enfocarse solo en los ERP de “clase mundial”, los más nombrados, aquellos que usan las grandes corporaciones en los países más desarrollados, los más probados, los que mayor base instalada tengan a nivel mundial, los que aseguren una mayor oferta de soporte técnico en el mercado y sobre los cuales se puedan obtener la mayor cantidad de referencias reales, preferentemente en la misma localidad del cliente. Los ERP denominados “de clase mundial”, tienen una muy extensa cantidad de procesos y funcionalidad que ofrecer, por lo general lo suficiente para satisfacer los requerimientos de gestión de cualquier empresa.
¿A quién acudir para la gestión de un ERP?
A la hora de elegir al implantador, es muy importante además, no elegir a una empresa desconocida. Se debe elegir a una empresa que tenga amplia experiencia en este tipo de proyectos, una que tenga un prestigio bien ganado, una a la que le preocupe su imagen, una que tenga mucho que perder si el proyecto fracasa. Ese tipo de empresas son las que de alguna manera, no garantizan, pero sí brindan al cliente, la confianza de que harán todo lo posible para terminar con éxito el proyecto.
