En muchos equipos de marketing, las campañas, los leads y las ventas siguen funcionando como puntos indpendientes. Herramientas desconectadas, procesos manuales y una visibilidad limitada sobre qué acciones generan realmente impacto. Este fue exactamente el punto de partida de Activacar, hasta que decidieron unificar todo su ecosistema de trabajo en monday.com, apoyándose en automatizaciones e inteligencia artificial para acelerar su operativa.
Durante el webinar «Cómo Activacar conecta marketing, ventas y operaciones con monday + IA», conducido por Ángela Porro, coordinadora de publicidad en MarketingDirecto.com, Néstor Cortés, Product Consultant en Incentro y Manuel Torres, CMO de Activacar, mostraron cómo han conseguido integrar en un único entorno todo el ciclo: desde la captación de leads hasta la coordinación de instalaciones y subcontratas. Una transformación que, según explican, ha cambiado por completo su forma de trabajar.
Un CRM que combina marketing, ventas y operaciones en un mismo flujo
Ángela contextualizó al inicio de la sesión el reto al que se enfrentan muchos equipos de marketing: datos dispersos, procesos manuales y herramientas que no se entrelazan entre sí. Tras su presentación, cedió la palabra a Néstor, Product Consultant en Incentro, quien explicó cómo monday + IA permite romper con ese modelo fragmentado.
«Trabajo sin necesidad de desarrollo, donde la IA ya ejecuta las tareas. Cualificar, hacer seguimiento y por último los workflows, que es donde todo se conecta, automatizando procesos completos dentro del negocio», explicaba.
Néstor también destacó que monday CRM no se limita a datos comerciales: «No trabaja solo con datos comerciales, sino con todo el contexto del trabajo: lo que pasa en marketing, en operaciones, en el seguimiento… todo está conectado». «No es un proyecto de meses. Puedes empezar a trabajar y ver el valor en semanas», agregó subrayando también la rapidez de adopción.
El caso Activacar: de sistemas aislados a un entorno unificado
Tras la introducción, Ángela dio paso a Manuel Torres, CMO de Activacar, quien compartió cómo era la situación antes de esta migración, «Cuando entré en Activacar me encontré con un sistema dividido: Monday para la parte operacional y otro CRM para marketing y ventas. Se perdía una cantidad significativa de tiempo en procesos tediosos y rudimentarios, y eso aumentaba la probabilidad de cometer errores». La decisión de unificarlo vino motivada por la necesidad de alinear departamentos y eliminar fricciones internas.
Flexibilidad y automatización
Manuel explicó que la flexibilidad fue clave para construir un programa totalmente personalizado; «Ha sido bastante fácil gracias a la flexibilidad de monday. La IA y las automatizaciones han hecho posible esa visibilidad entre tablas y departamentos. Todo se actualiza constantemente sin hacerlo de forma manual».
«Néstor y Francisco nos han guiado en todo momento para implementar nuestras ideas de la forma más sencilla y eficiente posible», agregó destacando el acompañamiento del equipo de Incentro.
Uno de los aspectos que más sorprendió al equipo de Activacar fue la facilidad de uso del CRM, «Monday tiene una curva de aprendizaje muy accesible, no solo para marketing sino para cualquier departamento. La integración de IA es sencilla y muy potente», señalaba Manuel.
«Ahora tenemos tableros con más de cincuenta KPIs de forma visual y clara. Antes tardábamos días en picar datos manualmente y aún así faltaba información. Ahora todo se recopila de forma automática».
El punto crítico para que todo funcione
Uno de los retos más importantes fue la migración desde HubSpot. Como explicó el equipo de InceNtro: «La dificultad fue establecer la relación entre los leads del CRM anterior y las operaciones en monday sin duplicidades. Sin este punto no es posible dar seguimiento a ciertos KPIs que para ellos eran realmente importantes».
«Manuel tenía muy claro lo que quería: identificar el origen del lead, definir cada punto del ciclo de vida y asegurar que el estado del lead fuera una parte prioritaria«, explicó Néstor. Con esta base, monday pudo construir un flujo completo que conecta marketing, ventas y operaciones en tiempo real.
El caso de Activacar demuestra cómo un CRM flexible, conectado y potenciado por IA puede transformar la operativa de un equipo de marketing. No se trata solo de centralizar información, sino de trabajar con más contexto, automatizar tareas críticas y tomar decisiones basadas en datos reales.
