Cómo cumplir con la normativa sobre registro de jornada y cómo pueden ayudarte los software de control horario como Kronjop o SolidTime.
La nueva ley sobre control horario de trabajadores, que el Gobierno prevé aprobar antes de finales de 2025 y entrar en vigor en 2026, convertirá el registro horario online en una obligación generalizada para todas las empresas, incluidas las agencias creativas y de comunicación.
El sector del marketing y publicidad, caracterizado por un entorno laboral donde el teletrabajo, los proyectos por objetivos y las jornadas irregulares son habituales, cumplir correctamente con el control horario será clave para evitar sanciones y mejorar la organización interna.
Particularidades del sector del marketing en el registro horario
Las agencias de marketing y publicidad presentan características únicas: equipos multidisciplinares, trabajos por campañas, deadlines ajustados y colaboraciones externas. Todo ello genera una dinámica laboral que mezcla creatividad y presión temporal.
A menudo, los empleados trabajan desde casa o de forma híbrida, los freelancers se integran en los proyectos y los horarios pueden extenderse por necesidades del cliente. Este contexto obliga a adoptar sistemas de control horario flexibles, digitales y accesibles desde cualquier lugar.
Obligaciones de control horario para agencias de publicidad
Pese a la flexibilidad del sector, la ley es clara: todas las empresas con empleados deben registrar la jornada laboral de manera diaria, inmutable y verificable.
Las agencias deben garantizar:
- Registro de entradas, salidas y pausas de todos los trabajadores.
- Conservación de registros durante al menos cuatro años.
- Acceso de los empleados e Inspección de Trabajo a esos datos en cualquier momento.
- Uso de sistemas digitales seguros y personales, que eviten manipulación o alteraciones.
Además, el Ministerio de Trabajo ha confirmado que para 2026 será obligatorio registrar todas las horas extra de los trabajadores, y no sólo eso, sino justificar si las horas extraordinarias se pagan o se compensan con descansos.
Cumplir con estas obligaciones no solo es una cuestión legal, sino también una oportunidad para mejorar la transparencia y la gestión del talento.
Sistemas de fichaje recomendados para agencias de marketing
Antes de elegir una herramienta, conviene analizar las necesidades específicas del sector. Los equipos creativos y de cuentas necesitan sistemas que se integren con sus rutinas y plataformas digitales.
Entre las opciones más recomendadas se encuentran:
- Software de control horario, accesibles desde ordenador o móvil, ideales para el trabajo híbrido.
- Portales web internos, que registran la jornada dentro del ecosistema corporativo.
- Apps móviles con fichaje remoto, que permiten a los empleados marcar su jornada desde donde estén, sin interferir con su trabajo.
También existen otros métodos para instalaciones de cierto tamaño, como los terminales de fichaje. En conclusión, las agencias deben priorizar soluciones ligeras, intuitivas y que no frenen la creatividad, sino que la acompañen.
Software de control horario recomendados
El mercado ofrece diversas aplicaciones adaptadas a las necesidades de las agencias. Estos son algunos de los mejores software de control horario de la actualidad:
Kronjop
Kronjop es un software de control horario para empresas pequeñas y adaptado a agencias de marketing y publicidad. Aparte de ser un programa muy fácil de usar, accesible y económico, los usuarios destacan que la empresa ofrece asesoramiento legal ante una Inspección de trabajo y el software genera informes aptos para la inspección en tiempo real. Se puede solicitar una prueba de Kronjop gratis.
SolidTime
Orientada a empresas híbridas, con gestión de ausencias y vacaciones, es otra de las apps que ayudan a las empresas de marketing o publicidad a cumplir la normativa. Una de sus principales ventajas es que es una herramienta open source, por lo que destaca por su flexibilidad y la posibilidad de modificarla al gusto si se sabe programar.
ExakTime
Herramienta muy completa para agencias grandes con departamentos de RRHH estructurados. Puede configurarse para adaptarse a diferentes normativas. Es una solución sencilla, pero con planes avanzados que integran muchas otras funcionalidades.
Sistemas de fichaje no recomendados o de riesgo
Todavía hay agencias que utilizan papel, hojas de Excel o plantillas compartidas para registrar horas, pero estos métodos carecen de validez legal. Tampoco son válidos los sistemas biométricos (huella o rostro), ya que no cumplen la normativa de protección de datos.
Además, los fichajes manuales o por email resultan poco fiables y suponen un riesgo de sanción en caso de inspección. La nueva ley sólo aceptará sistemas digitales trazables que permitan verificar la jornada de forma objetiva.
Beneficios del control horario digital para agencias
Implantar un sistema digital de registro horario aporta ventajas inmediatas más allá del cumplimiento normativo.
Entre ellas:
- Transparencia: elimina dudas sobre horas extra o disponibilidad.
- Productividad: permite medir tiempos de dedicación por proyecto y optimizar recursos.
- Conciliación: ayuda a equilibrar cargas de trabajo y evitar jornadas excesivas.
- Reducción de errores administrativos: automatiza tareas de RRHH.
El control horario bien gestionado refuerza la confianza y la organización sin sacrificar la flexibilidad creativa que define a las agencias.
Sanciones por control horario a empresas de servicios digitales
La Inspección de Trabajo ha incrementado las visitas a empresas del sector digital. En 2024, varias agencias tecnológicas y de comunicación recibieron sanciones superiores a 4.000 euros por empleado por no conservar registros o utilizar métodos manuales.
El mensaje es claro: la digitalización del control horario ya no es opcional, sino parte del cumplimiento básico de cualquier organización moderna.
Preguntas frecuentes
¿Qué ocurre si parte del equipo trabaja desde casa?
La obligación es la misma: deben fichar digitalmente desde su dispositivo.
¿Se pueden registrar las horas por proyecto o cliente?
Sí, algunos sistemas como Kronjop permiten asociar fichajes a tareas o campañas.
¿Qué pasa si un creativo trabaja fuera del horario habitual?
El sistema lo registrará como horas extra, que deben pagarse o compensarse.
¿Puede la empresa usar geolocalización para fichar?
Solo en el momento del fichaje y con consentimiento previo del empleado.
¿Cuánto tiempo deben guardarse los registros?
Cuatro años, según establece la normativa laboral.
¿Los freelance deben fichar?
No, salvo que exista una relación laboral directa y continuada.
¿Qué sanciones se aplican por incumplimiento?
Las multas oscilan entre 751 y 7.500 € por trabajador, dependiendo de la gravedad.
