mejorar productividad, control y resultados

Los equipos de marketing deben tener los recursos a mano y visibles porque la información es poder. Pero, no solo eso, sino que es crucial que esa información esté correctamente clasificada y ordenada. Cuando los datos están aislados, se plantean algunos retos a superar:

• Información incompleta: la información incompleta es uno de los problemas recurrentes con que te puedes encontrar. No en vano, sin los datos necesarios, es más difícil realizar acciones.
• Análisis sesgados: los datos incompletos o parciales realizan análisis sesgados. Esto no es menor, puesto que un análisis sesgado puede generar problemas de interpretación e implementación. Una recopilación de datos parcial puede llevarnos, de forma inevitable, a interpretaciones incorrectas y poco realistas para nosotros. Por eso, es altamente recomendable disponer de toda la información de forma transparente.
• Pérdida de tiempo: las pérdidas de tiempo son otro de los riesgos asumidos. Por lo tanto, esto supondrá un gasto adicional de recursos. Además, el tiempo que se pierde redunda negativamente en nuestra competitividad. Es una parte a la que no podemos renunciar y que, por lo tanto, se queda ahí.

Existen métodos de planificación centralizada que pueden aplicar los responsables de marketing para mejorar el equilibrio de la carga de trabajo. Son estos:

• Prevenir el agotamiento mediante una asignación más clara: asignar claramente las tareas es fundamental porque mejorará el principio de especialización productiva. Cada parte del equipo tiene que realizar aquellas funciones en las que está especializado para mejorar su productividad. Muchas veces, la frustración viene derivada de no conocer bien cuáles son las funciones asignadas y las duplicidades consecuentes.
• Uso de sistemas ERP para consolidar datos y reducir las conjeturas: el uso de un ERP permite captar datos, consolidarlos y reducir las conjeturas. Todo esto puede ayudar a que el equipo tenga certezas y realizar las tareas.

Mejorar la ejecución de campañas mediante un mejor seguimiento de proyectos

Los responsables de marketing de las empresas pueden mejorar la ejecución de sus campañas siguiendo sus proyectos con la ayuda de un software ERP. Veamos de qué manera:

• Actualizaciones de estado en tiempo real para campañas multicanal: las actualizaciones de estado en tiempo real son esenciales para ver qué puntos se pueden afinar o mejorar. Un sistema ERP ofrece la conectividad idónea para visualizar los progresos en campañas multicanal. Por eso, es conveniente señalar cuáles son las actualizaciones, para, así, dar respuesta a las problemáticas; en algunos casos, estos procesos se hacen de forma automática.
• Estandarización de procesos para evitar retrasos: la estandarización de procesos para evitar retrasos es otra de las posibilidades para mejorar la ejecución de campañas. Si cada miembro del equipo sabe lo que tiene que hacer, cómo y cuándo, las probabilidades de equivocarse se reducen sustancialmente. El establecimiento de protocolos, además, tiene que actualizarse según las necesidades que se presenten.
• Los flujos de trabajo estructurados mejoran la colaboración entre los equipos creativos, de medios y de análisis: cuando hay flujos de trabajo estructurados, se reduce la probabilidad de error, pero, además, es posible mejorar la productividad y generar campañas de marketing más exitosas. Todo esto redundará, a medio y largo plazo, en las posibilidades profesionales de éxito.
• Conexión de cronogramas de proyectos con datos financieros y de rendimiento mediante sistemas ERP: el objetivo, en este caso, es garantizar la conectividad. Un sistema ERP modular permite consultar toda esta información en tiempo real y ajustar las acciones de marketing, así como los proyectos pendientes. Los cronogramas son útiles porque proporcionan certidumbres y protocolos de cumplimiento conmensurables.

Precisión presupuestaria y control financiero

Trabajar con rigor presupuestario y financiero desde los grupos de marketing es imprescindible para evitar problemas futuros. Estas son algunas de las medidas que se pueden tomar:

• Reducir el gasto excesivo mediante previsiones precisas: el gasto excesivo se puede realizar mediante previsiones y simulaciones de futuro. Un ERP proporciona numerosas ventajas para disponer toda la información que tienes.
• Alinear los costes del proyecto con el ROI esperado: para realizar una gestión ágil, se deben calcular correctamente los costes del proyecto y deben ser compatibles con el ROI (Retorno de la Inversión) esperado. Esto, obviamente, obliga a ser realistas en todas las variables que se presenten para tomar decisiones. De lo contrario, habrá problemas de gestión.
• Seguimiento de recursos, subcontratistas y gastos de producción: la ventaja de un ERP es que también se pueden seguir los recursos del inventario, los proveedores y realizar un gasto general de los gastos. Es clave para controlar, día a día, cuál es el estado de lo que tienes. Como se pueden dar cambios, es conveniente realizar una comprobación día a día.
• Uso de sistemas ERP para unificar los datos presupuestarios y operativos: los ERP son idóneos para consultar, desde un panel de control centralizado, los datos presupuestarios y operativos. La idea es conocer dónde están los problemas para solucionarlos fácilmente. Además, el uso de un programa ERP se tiene que adaptar a las necesidades de tu sector de actividad.

Mejorar la productividad y la responsabilidad del equipo

El uso de un sistema ERP contribuye a mejorar la productividad y la autoorganización del equipo de varias maneras. Ponemos algunos ejemplos:

• Minimizar las tareas repetitivas con la automatización: minimizar las tareas repetitivas con los procesos de automatización es esencial para mejorar la productividad de los procesos. Y esto se consigue, precisamente, con un modelo de gestión eficiente, que es el que te ofrece un ERP. Todo lo que no se tenga que repetir es bueno para que el personal se centre en generar valor.
• Asignación clara de responsabilidades y responsabilidades entre los roles: la asignación clara de responsabilidades individuales y entre roles es fundamental. Evitar la duplicidad de funciones y los fallos comunicativos es esencial para garantizar un mejor trabajo. El organigrama, pues, debe ser claramente reconocible por todos los miembros del equipo.
• Información sobre el rendimiento basada en la carga de trabajo: disponer de datos sobre el rendimiento es fundamental. Para eso, se pueden utilizar KPIs de resultados y plazos, teniendo en cuenta el Plan de Marketing de las empresas.

En definitiva, las plataformas integradas simplifican los informes y reducen el trabajo administrativo. Y esta es una de las ventajas que proporciona un ERP para mejorar la productividad.

Preparando a las agencias y departamentos de marketing para la expansión

Es importante tener en cuenta que las agencias y departamentos de marketing deben prepararse adecuadamente para la expansión.

En primer lugar, los procesos manuales fallan porque los equipos crecen. Y esto es inevitable porque hay nuevas funciones, necesidad de interacción y eso favorece los errores y el ralentizamiento. Por eso, en ese contexto, la automatización hace mucho por tu empresa.

Por otra parte, hay que construir una base que respalde carteras de clientes más grandes. Un ERP y, en especial, la función de CRM, contribuye a ello. Es posible gestionar un mayor caudal de clientes de forma simultánea y atender a sus demandas o preferencias. También se pueden segmentar las preferencias dependiendo del caso.

Existe, también, un elemento humano. No en vano, hay que incorporar a los nuevos miembros del equipo a los flujos de trabajo unificados. Un ERP bien estructurado facilita esta tarea, puesto que cualquier persona podría entrar desde una clave de acceso autorizada a la información.

Los sistemas ERP, como están unificados con soluciones modulares, facilitan procesos de optimización de recursos. Recuerda que se puede entrar desde cualquier lugar y estudiar en tiempo real cuáles son los flujos de trabajo y los estados financieros.

Conclusión

Los responsables de marketing, utilizando un ERP optimizado, pueden facilitar una gestión ágil de los recursos. Esto es importante, puesto que, con herramientas especializadas, es más sencillo lograr los objetivos que se propongan los equipos. Con Sage es más sencillo alcanzar las métricas de rendimiento y gestionar con mayor eficiencia los recursos.